Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Yogyakarta (FIS UNY) gelar acara Monitoring dan Evaluasi kegiatan proyek perubahan “FIS SMART Digital Culture Melalui Sinergitas Pemanfaatan Teknologi Informasi di Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Yogyakarta” di Ruang Lafran Pane FIS UNY pada hari Senin (19/11/2018). Acara dihadiri oleh Wakil Dekan III, Kabag TU, dan Tendik di lingkungan FIS serta tim dari Digilib dan rektorat UNY. Dalam sambutannya, Wakil Dekan III FIS UNY. M. Nur Rokhman, M.Pd. mengapresiasi pelaksanaan Proyek Perubahan dengan project leaderKabag TU FIS UNY, Yuyun Farida, M.Biotech. Menurut M. Nur Rokhman, salah satu kegiatan dalam proyek perubahan yaitu implementasi my office. Dengan my office komunikasi menjadi lebih cepat dan efektif. Manfaat lainnya adalah surat dapat terdokumentasikan dengan baik dan dapat mendukung gerakan paperless UNY. “Semoga implementasi program ini dapat berkesinambungan dan membudaya di FIS UNY untuk menjawab tantangan era revolusi industri 4.0 yang serba digital” jelasnya.

Pada kesempatan tersebut, Yuyun memprensentasikan kegiatan-kegiatan proyek perubahan yang telah dilaksanakan sejak 1 Oktober 2018. Proyek Perubahan tersebut terbagi dalam tiga tahap yaitu jangka pendek  yang dilaksanakan dalam rentang waktu 1 Oktober-1 Desember 2018, jangka menengah dalam rentang waktu 8 Desember -12  Juni 2019, dan jangka panjang dalam rentang waktu > juni 2019. Target pada tahap jangka pendek adalah digital library (digilib), layanan kunjungan online (e-visit), layanan surat keterangan masih aktif kuliah dan my office. Pada tahap jangka menengah akan dilakukan beberapa kegiatan diantaranya peningkatan layanan e-service dan digilib, identifikasi masalah e-service UNY, implementasi program e-visit, koordinasi dengan stakeholder terkait, menambah fasilitas komputer dan monev. Pada tahap jangka panjang, kegiatan yang akan dilaksanakan berupa penggabungan perpustakaan konvensional dengan digilib, pemindahan ruang digilib, pemenfaatan ruang ex.digilib untuk lab. Komputer dan monev.

“Saat ini, kegiatan tahap jangka pendek telah selesai dilaksanakan sehingga diperlukan berbagai masukan dan saran dari bapak dan ibu sekalian agar kedepannya dapat dilakukan peningkatan dan perbaikan. Itulah kenapa kegiatan monitoring dan evaluasi ini digelar” ungkapnya

Dalam paparannya, Yuyun menarik beberapa kesimpulan dari pelaksanaan kegiatan proyek perubahan FIS UNY diantaranya proyek perubahan telah berjalan dengan baik dan sesuai rencana; terdapat tambahan milestone yaitu Pelatihan Pendidikan Pemakai; penguatan digital culturemelalui sosialisasi ke tendik, mahasiswa, benchmarking dan sosialisasi melalui website; waktu kegiatan yang dilaksanakan tidak sesuai dengan jadwal yang direncanakan karena disesuaikan dengan situasi dan kondisi; dan tim efektif yang dibentuk dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan tugas masing-masing.

Beberapa masukan terkait pelaksanaan proyek perubahan disampaikan pada acara tersebut. Perdaning Widyanti, S.Psi. yang merupakan pengelola perpustakaan  FIS UNY  sekaligus bagian dari tim efektif proyek perubahan memberikan masukan bahwa sosialisasi terhadap kegiatan proyek perubahan perlu dilakukan lebih gencar lagi misalnya dengan menyebarkan flyer atau dengan menghimbau para dosen supaya mengajak para mahasiswa memanfaatkan digilib. Sementara itu, Nur Wahyu Kurniasari, SE memberikan masukan tentang perlunya maintainance program yang dikembangkan serta mengawal pelaksanaan program yang berkesinambungan. “Program terkait seperti digital archive mungkin juga dapat dikembangkan di masa mendatang” imbuhnya.

Berbagai masukan telah ditampung oleh Yuyun dan kedepannya akan ditindaklanjuti untuk penyempurnaan program yang telah dijalankan. “Masukan ini sangat penting untuk perbaikan dan penyempurnaan  kegiatan proyek perubahan yang selama ini sudah dijalankan” pungkasnya (Eko)