Banyak permasalahan muncul dalam kegiatan perkuliahan yang biasa terjadi di semua fakultas, demikian juga dengan  Fakultas Ilmu Sosial  Universitas Negeri Yogyakarta (FIS UNY).  Tidak hanya dosen dan mahasiswa yang sering ‘ribet’ dengan urusan pencarian data-data maupun jadwal, namun juga staff administrasi jurusan maupun fakultas. Apalagi saat dihadapkan dengan peraturan birokrasi yang kadang sering menghambat kinerja. Melihat hal tersebut, atas bimbingan dan arahan pimpihan, salah satu petugas admin fakultas, subag Pendidikan Arif Nurhadi, ST menemukan cara untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang ada. Dengan Sistem Informasi Akademik Terpadu (SIKADU) permasalahan tersebut diharapkan dapat terselesaikan. SIKADU yang telah di-launching pada 11 Februari lalu, akhirnya resmi disosialisasikan kepada para dosen pada Selasa (21/2) di ruang sidang Ki Hajar Dewantara FIS UNY.

Wakil Dekan I, Cholisin M.Si dan Arif Nurhadi menjelaskan secara singkat teknis dari program tersebut. Cholisin menyampaikan dengan system SIKADU ini akan memudahkan mahasiswa mengurus kepentingan administrasi akademisnya, sehingga kesan pelayan yang melayani diri sendiri akan hilang. Selain itu dalam system ini admin akan sangat terbantukan dalam pembuatan jadwal mengajar, SK penguji skripsi, penelitian, Pengabdian Pada Masyarakat (PPM), dan lain-lain. Dalam Sikadu akan menampilkan Jadwal mengajar dosen, jadwal menguji, jadwal mahasiswa yang akan diuji.

Sedangkan Arif Nurhadi, ST selaku pembuat program tersebut memaparkan alasan dibuatnya program ini dilihat dari permasalahan yang ada saat ini seperti  pola kerja “Manual” ; Dokumen Akademik untukmahasiswa dan komponen lainnya masih menggunakan hardcopy  seharusnya bisa beralih ke dokumen elektronik, karena fasilitas penunjang seperti komputer (anjungan), jaringan intranet dan internet serta wifi sudah cukup mumpuni. “Takes Time” Pemrosesan data untuk sebuah laporan akademik memakan waktu yang cukup karena data disimpan secara manual di masing-masing bagaian yang letaknya berjauhan. “Tidak Efisien” Pengarsipan berkas kurang efisien karena disimpan secara manual pada almari atau rak sehingga mempersulit dan memperlama proses pencarian.“Statis” Aliran data bersifat statis, sementara data / informasi tersebut berkaitan/digunakan  sub bagian lain sehingga memperlama proses pengolahan data.

Dari permasalahan tersebut, Arif mencoba membuat solusi dengan SIKADU yang merupakan SISTEM INFORMASI YANG TERINTEGRASI ANTAR SELURUH BAGIAN/KOMPONEN YANG ADA DI FAKULTAS. Dari system tersebut akan menghasilkan data lebih akurat karena diproses oleh sistem komputer,  Efisien Waktu ( Single Database dan data elektronik sehingga memudahkan pencarian dan pengolahan data), Relevan,  Shareable ( Suatu informasi bisa diakses oleh berbagai pihak / users ) dan Easy to used ( Interface mudah di adaptasi oleh user, basic skill komputer).

Dengan menggunakan system ini beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan penerapan Sistem Informasi Akademik ini seperti; Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui komputer yang terkoneksi secara intranet ataupun internet. Kemudahan bagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi secara langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-data yang diinputkan oleh mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses pengolahan data. Kemudahan bagi tenaga pengajar / dosen dalam melakukan evaluasi perkuliahan serta pencari data terkait dengan kegiatan tri dharma (SK Mengajar, SK Penelitian, SK Pengabdian, dll. Penyimpanan data yang terstruktur dikarenakan Sistem Informasi Akademik menggunakan database yang tersimpan didalam komputer . Sehingga mempermudah proses pencarian data. Updating informasi antara bagian administrasi akademik maupun dengan bagian lain seperti umum dan perlengkapan, keuangan dan kepegawaian. Mereduksi waktu yang dilakukan pada Sistem Akademik secara manual , dan Pengolahan data keuangan yang lebih efektif.

Dekan FIS UNY, Prof. Dr. Ajat Sudrajat, M.Ag dalam sambutannya menyampaikan apresiasi dari penemuan program yang membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, efektif dan efisien.  Sedangkan Wakil Dekan (Wadek) II, Saliman , M.Pd dalam paparannya menyampaikan harapannya, “Dengan system SIKADU ini kedepan diharapkan akan bernasib sama dengan system presensi online yang ditemukan oleh karywan Fakultas Teknik (FT) UNY. System yang awalnya hanya digunakan oleh pegawai FT akhirnya diangkat dan disempurnakan oleh Universitas yang akhirnya digunakan oleh seluruh UNY. Begitu pula SIKADU, tentunya diharapkan dapat dimanfaatkan oleh seluruh Fakultas dan unit kerja yang ada di UNY.” urainya.  (Sari)